
- Erstellen der lfd. Lohn-/Gehaltsabrechnung
- Fertigen der Lohnsteueranmeldung
- Beitragsnachweise an die Krankenkassen
- An- und Abmeldungen bei den Krankenkassen
- Meldungen an die Berufsgenossenschaften
Mit der Lohnabrechnung erhält der Mitarbeiter ein Dokument, welches die Zusammensetzung des Lohns beziehungsweise des Gehalts für eine bestimmte Periode aufschlüsselt.
Diese Abrechnung dient dem Arbeitnehmer zur Nachvollziehbarkeit der erfolgten Zahlung. Nach §108 GewO ist ein Arbeitnehmer per Gesetz verpflichtet, seinen Mitarbeitern eine Lohnabrechnung, auch Gehaltsabrechnung genannt, auszustellen.
Sie enthält neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmers, auch die Versicherungsnummer, die Steuerklasse, die Steuer-ID, den Beschäftigungsbeginn, den Abrechnungszeitraum und Angaben zum Arbeitgeber. Letztlich bescheinigt sie den Bruttolohn oder das Bruttogehalt, die geldwerten Vorteile oder Sachbezüge, die vermögenswirksamen Leistungen, den Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge, die Steuerfreibeträge, den Kirchensteuerabzug, die Sozialversicherungsbeiträge, die persönlichen Abzüge, die Aufwandsentschädigungen und abschließend den Auszahlungsbetrag.
Alle Abgaben, die den Bruttolohn mindern, behält der Arbeitgeber ein und leitet diese an die entsprechende Bezugsstelle weiter. So ist das Unternehmen oder der für sie zuständige Lohnbuchhalter verpflichtet, die fällige Lohnsteuer mittels eines amtlichen Formulars bis zum zehnten des Folgemonats beim Finanzamt anzumelden und die pünktliche Abführung zu gewährleisten. In Abhängigkeit der Höhe der Lohnsteuerschuld ist aber manchmal auch nur eine quartalsweise oder jährliche Lohnsteueranmeldung erforderlich.
Dasselbe Vorgehen seitens des Arbeitgebers beziehungsweise seines Lohnbuchhalters gilt für die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge. Für jeden Monat wird eine sogenannte „Schätzung“ erstellt, die die Grundlage des Formulars „Beitragsnachweis“ ist. Dieser gibt detaillierte, übersichtliche Auskünfte zu den Beiträgen der einzelnen Sozialversicherungszweige pro Krankenkasse. Die sich ergebende Summe pro Träger wird am Ende des Dokuments erfasst und vom Arbeitgeber abgeführt. Anschließend leitet die Krankenkasse die einzelnen Beiträge an die begünstigten Versicherungsträger weiter.
Um dabei einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, muss jeder neue Mitarbeiter bei der zuständigen Krankenkasse angemeldet werden. Auch der Ausstieg eines Arbeitnehmers ist seitens des Arbeitgebers anzuzeigen.
Dies gilt für versicherungspflichtige Arbeitsverhältnisse und für geringfügig Beschäftigte.
Grundsätzlich besteht für alle Arbeitnehmer Sozialversicherungspflicht aufgrund ihrer sozialen Schutzbedürftigkeit. Diese sorgt für ihre soziale Absicherung und vermeidet Armut aus den Folgen von Krankheit, Erwerbslosigkeit oder Arbeitslosigkeit. Der Arbeitnehmer kann dabei frei wählen, bei welcher Krankenkasse er die Mitgliedschaft präferiert.
Arbeitgeber sind außerdem in der Pflicht, alle Mitarbeiter bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anzumelden und ihnen somit Versicherungsschutz zu bieten. Dieser Träger ist ein Bestandteil der gesetzlichen Unfallversicherung in Deutschland. In Abhängigkeit seiner Branche, ist ein Unternehmen einer bestimmten Berufsgenossenschaft zugeordnet.
Sie versichert den Arbeitnehmer für die Folgen aus Arbeits- und Wegeunfällen, aber auch bei Berufskrankheiten. Die zu zahlenden Beiträge durch den Arbeitgeber errechnen sich aus den geleisteten Arbeitsstunden und dem erzielten Entgelt des Arbeitnehmers. Dabei liegt die Zahllast ausschließlich auf der Seite des Unternehmens. Der Arbeitnehmer hat keine zusätzlichen finanziellen Belastungen zu tragen.
Einmal im monatlichen Abrechnungszeitraum muss der Arbeitgeber die Daten zur Unfallversicherung an die Berufsgenossenschaft melden. Dies geschieht im Rahmen der sogenannten Jahres-DEÜV-Meldung oder bei Ab- und Ummeldung an die Rentenversicherung.
Da sich die Gesetzeslagen hinsichtlich der Lohn- und Personalangelegenheiten ständig wandeln und die Einhaltung der Fristen priorisiert werden sollte, bevorzugen Unternehmen, die Zusammenarbeit mit einem Lohnbuchhalter. Dieser erledigt die zumeist monatlich anfallende Lohn- beziehungsweise Gehaltsabrechnung und alle damit in Verbindung stehenden Verpflichtungen.
